Formal Letter Format in Hindi – औपचारिक पत्र प्रारूप व उदाहरण

एक Formal Letter एक व्यवस्थित और पारंपरिक भाषा में लिखा जाता है और एक विशिष्ट निर्धारित प्रारूप का पालन करता है। ये पत्र केवल आधिकारिक उद्देश्यों के लिए लिखे जाते हैं, जैसे कि प्रबंधक को पत्र लिखना, मानव संसाधन प्रबंधक को, किसी कर्मचारी को, कॉलेज या स्कूल के प्रधानाचार्य को, शिक्षक को, आदि। लेकिन हम औपचारिक पत्रों का उपयोग नहीं करते हैं। व्यक्तिगत उपयोग जैसे कि इसे अपने परिवार, रिश्तेदारों या दोस्तों को लिखना।

Formal Letter लेखन प्रारूप के लिए कुछ विशिष्ट नियमों और परंपराओं की आवश्यकता होती है। साथ ही अक्षरों की भाषा बहुत ही पेशेवर होनी चाहिए। यहां प्रारूप पत्र की सामग्री को औपचारिक रूप से प्रसारित करने में मदद करेगा। इस खंड में, हम नमूनों के साथ औपचारिक पत्रों के प्रकारों का अध्ययन करने जा रहे हैं। हमें शुरू करते हैं।

औपचारिक पत्र क्या है? | What is a Formal Letter in Hindi?

  • आधिकारिक उद्देश्यों के लिए एक Formal Letter लिखा जाता है।
  • पत्र का स्वर औपचारिक और संरचित है। एजेंडा आधिकारिक सूचनाओं को भेजना है।
  • औपचारिक पत्र संस्थानों, सरकारी विभागों, व्यावसायिक पत्रों आदि को लिखे जा सकते हैं।

औपचारिक पत्र कैसे लिखें? | How to Write a Formal Letter in Hindi?

Formal Letter लिखने के लिए नीचे दिए गए सुझावों का पालन करें:

  1. संबंधित व्यक्ति को ठीक से संबोधित करें या अभिवादन करें जैसे प्रिय महोदय/मैडम
  2. हमेशा पत्र लिखने के विषय का उल्लेख करें
  3. अपने पत्र में संक्षिप्त रहें। पहले पैराग्राफ में ही पत्र लिखने का कारण लिखें। पत्र को ज्यादा न खींचे।
  4. पत्र का लहजा बहुत विनम्र होना चाहिए न कि कठोर
  5. उचित प्रारूप में लिखें और पत्र की प्रस्तुति का ध्यान रखें
  6. पता और तारीख का सही उल्लेख करें।
  7. प्राप्तकर्ता के नाम और पदनाम का सही उल्लेख करें
  8. पत्र का समापन आभार के साथ होना चाहिए। पत्र पर विचार करने के लिए “धन्यवाद” का प्रयोग करें और फिर अंत में अपने नाम और हस्ताक्षर के साथ “आपका ईमानदारी से या सही मायने में” का उल्लेख करें।

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औपचारिक पत्र के प्रकार | Types of Formal Letter in Hindi

Formal Letter विभिन्न प्रकार का होता है और सभी संगठनों (सरकारी या निजी) में संचार के साधन के रूप में उपयोग किया जाता है। औपचारिक पत्रों का उपयोग आंतरिक के साथ-साथ बाहरी संचार के लिए भी किया जाता है। औपचारिक पत्रों के प्रकार नीचे उल्लिखित हैं।

  1. जांच के पत्र
  2. आदेश पत्र
  3. शिकायत का पत्र
  4. शिकायत पत्र का उत्तर दें
  5. पदोन्नति पत्र
  6. बिक्री पत्र
  7. वसूली पत्र

औपचारिक पत्र प्रारूप | Formal Letter Format in Hindi

एक Formal Letter का एक प्रारूप होता है जिसका पालन करने की आवश्यकता होती है। एक विशिष्ट औपचारिक पत्र प्रारूप है

  1. भेजने वाले का पता
  2. तारीख
  3. पता करने वाले का नाम / पदनाम
  4. पता करने वाले का पता
  5. अभिवादन
  6. विषय
  7. मुख्य भाग – परिचय, सामग्री, निष्कर्ष
  8. मानार्थ पास
  9. हस्ताक्षर / प्रेषक का नाम
  10. प्रेषक का पदनाम
Formal Letter
Formal Letter

प्रारूप पत्र लेआउट का उदाहरण | Example of Format Letter Layout in Hindi

1. पता (Address)

प्रेषक का पता – हमेशा अपना पता बाएं कोने पर लिखें, आपको अपना पता, शहर, राज्य, पिन कोड और अपना संपर्क नंबर बताना होगा।

रिसीवर का पता – हमेशा तारीख के ठीक नीचे दाहिने कोने में रिसीवर के पते का उल्लेख करें।

2. तिथि और अभिवादन (Date & Salutation)

दिनांक – दिनांक को हमेशा प्रेषक के पते के ठीक नीचे लाइन गैप के साथ रखा जाना चाहिए।

अभिवादन – “प्रिय महोदय/मैडम” पर्याप्त है, यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं, तो उन्हें सीधे संबोधित करें सुनिश्चित करें कि आप उन्हें औपचारिक रूप से “रेव”, “डॉ”, “मिस्टर”, “श्रीमती”, या का उपयोग करके संबोधित करते हैं। “सुश्री”, और उनका पूरा नाम शामिल करें।

3. विषय और शरीर (Subject & Body)

विषय – विषय पत्र लिखने का एजेंडा या उद्देश्य है। पत्र का विषय लिखें, इसे संक्षिप्त रखें, और यदि संभव हो तो केवल एक पंक्ति में लिखें।

बॉडी टेक्स्ट – लेखन को हमेशा पैराग्राफ में व्यवस्थित करें, लेखन में परिष्कृत शब्दावली, मानक वर्तनी और विराम चिह्न शामिल होना चाहिए। पैरा का उपयोग करने के पीछे का कारण पाठक की दिलचस्पी बनाए रखना और एक बिंदु को दूसरे से अलग करना है, यह हमेशा पाठक को यथासंभव स्पष्टता देने के बारे में है।

  • पहला पैराग्राफ जिसे परिचय के रूप में भी जाना जाता है, संक्षिप्त होना चाहिए और पहले पैराग्राफ में ही पत्र के उद्देश्य का उल्लेख करना चाहिए ताकि पाठक पत्र लिखने के पीछे आपके इरादों के बारे में स्पष्ट हो।
  • बीच के पैराग्राफ को पत्र का मुख्य भाग भी कहा जाता है और इसमें पहले पैरा में बताए गए उद्देश्य से संबंधित कुछ प्रासंगिक विवरण होने चाहिए।
  • अंतिम पैराग्राफ जिसे निष्कर्ष के रूप में भी जाना जाता है, उस कार्रवाई के बारे में बात करनी चाहिए जिसे आप पत्र के प्राप्तकर्ता से लेने की उम्मीद करते हैं। जितना हो सके आखिरी पैराग्राफ में रिक्वेस्टिंग टोन बनाए रखें।

4. समाप्त होना (Ending)

Formal Letter का अंत – अपने हस्ताक्षर और पूरे नाम के बाद एक उपयुक्त समापन कथन के साथ साइन ऑफ करें, सबसे पसंदीदा अभिवादन आपका विश्वासयोग्य, आपकी ईमानदारी से, आदि हैं। एक उपयुक्त कथन के साथ हस्ताक्षर करना यह दर्शाता है कि आप रिसीवर को उच्च सम्मान में रखते हैं।

5. हस्ताक्षर रेखा (Signature)

Formal Letter की सिग्नेचर लाइन – यदि लागू हो तो भेजने वाले को काम करने वाली कंपनी में नाम, हस्ताक्षर और पदनाम का उल्लेख करना चाहिए। यह रिसीवर को प्रेषकों की जानकारी को स्वीकार करने में मदद करता है।

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Rajesh Pahan

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